Wenn Papier in der Fertigung zum Albtraum wird

Manche Probleme des Fertigungsalltags sind zwar nervig, lassen sich aber ganz gut auf die lange Bank schieben. Die Verwendung von Papier in der Fertigung gehört sicher zu diesen Themen. Aber irgendwann ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Mitarbeiter ernsthaft unter den Sorgen zu leiden beginnen. Spätestens dann ist Handeln angesagt. Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten – und das ist gut so. Ansonsten geht es Ihnen vielleicht auch wie Manfred Dielmeyer …

Manfred Dielmeyer, 46 Jahre, sitzt an seinem Schreibtisch im Meisterbüro eines mittelständischen Fertigungsunternehmens. Er denkt über einen Verbesserungsvorschlag nach, den er vor ein paar Tagen von einem Mitarbeiter bekommen hat. Die Glastür öffnet sich und ein schlaksiger Werker betritt den Raum mit einem Packen Papier in der Hand. Geräuschvoll setzt er sein Mitbringsel auf dem Schreibtisch von Manfred ab und bemerkt bereits im Gehen: „Das sind die Papiere von allen Aufträgen, die ich heute geschafft habe – es sollte alles passen – viel Spaß beim Eintragen – schönen Feierabend.“

Ist denn schon wieder Schichtwechsel, denkt Manfred. Geistesabwesend erwidert er den Gruß, aber der Werker hat den Raum bereits verlassen. Noch bevor Manfred sich wieder dem Verbesserungsvorschlag zuwenden kann, geht die Tür wieder auf – dieses Mal ohne Anklopfen – und ein anderer Werker legt ebenfalls einen mittelgroßen Stapel Papier auf seinen Schreibtisch, grüßt und geht wieder. Seltsam, denkt Manfred, irgendetwas stimmt hier nicht. Da kommt ein dritter Mitarbeiter herein. „Hast du mir mal schnell so ein Formular für die Schichtübergabe?“, fragt der Mann, „In der Besprechungsecke sind keine mehr.“

Der Alptraum: Papierchaos im Meisterbüro

Manfred ist verwirrt und fängt an in seinen Schränken und Schubladen nach dem gewünschten Formular zu suchen – ohne Erfolg. Als er kurz hochblickt, sieht er, dass die Papierstapel auf seinem Schreibtisch schon wieder gewachsen sind. War denn schon wieder ein Werker da, fragt er sich. Aber nein, in der Tür steht einer seiner Schichtleiter und fragt ganz aufgeregt nach einem Auftragsmeldeformular in türkischer Sprache: „Kemal und Pjotre hatten doch kurzfristig die Schicht getauscht und jetzt liegt bei einem der Aufträge noch ein polnisches Formular – das versteht Kemal natürlich nicht.“

Manfred ist verzweifelt. Die zu wahren Bergen angewachsenen Papierstapel werden immer höher, einige neigen sich bedrohlich und ein Stapel ist bereits umgefallen und hat sich dabei über seine Tastatur ergossen. Das kann doch nicht sein, denkt er. Der Schweiß steht ihm auf der Stirn, das Herz schlägt ihm bis zum Hals und er atmet schwer. Da klingelt auch noch das Telefon. Er greift zum Hörer, hört aber nur das Freizeichen – und es klingelt weiter. Ah, mein Handy, denkt er und fängt an, in den Massen von Papier nach seinem Mobiltelefon zu suchen. Irgendwie verändert sich das Klingeln – es klingt nun eher nach einem Wecker – ein Wecker? Hier im Büro? Und dann hört er ganz aus der Ferne seinen Namen rufen: „Manni … Manni, wach auf!“

Manfred schreckt hoch. Er hält seinen Wecker in der Hand, der wild tobt und seine Frau beugt sich über ihn. Er liegt in seinem Bett und hätte wild um sich schlagend fast die kleine Lampe von seinem Nachttisch gefegt, ein Erbstück von seinem Opa. Seine Frau Carolin redet immer noch auf ihn ein: „Manni, was ist los? Du schlägst um dich und bist völlig fertig. Du machst mir Angst.“ Manfred ist noch nicht ganz wach und erwidert: „Papier, Papier, überall Papier – völliges Chaos – im Betrieb – alle wollen Formulare und ich kann nichts finden.“ Carolin beruhigt ihn: „Nun mach doch erst mal den Wecker aus und dann komm mal wieder runter.“

Manfred blickt auf den Wecker, der immer noch laut piepst, drück auf den Aus-Knopf und stellt ihn auf den Nachttisch neben dem Bett. „Es war einfach grausam, Caro, das kannst du Dir nicht vorstellen“, erzählt Manfred, „das Papier wurde immer mehr und füllt irgendwann das ganze Meisterbüro – der blanke Horror.“ Carolin setzt sich auf und schaut ihren Mann an: „Aber das kann doch gar nicht sein, Ihr habt doch erst vor ein paar Monaten auf digitale Checklisten umgestellt. Ihr habt kaum mehr Papier in Eurer Fertigung.“ „Stimmt“, erwidert Manfred.

Lösungen für den Papierverbrauch in der fertigung: Digitale Checklisten

Vor rund vier Monaten hatte Manfreds Betrieb auf sein Drängen hin die Software PILOT:Digital Checklist von FELTEN eingeführt. Damit lassen sich Checklisten aller Art digital abbilden und den Papierverbrauch auf ein Minimum reduzieren. Manfred Dielmeyer war von Anfang an begeistert von der einfachen Bedienung und den übersichtlichen Dialogen. Carolin reist ihn nochmal aus seinen Gedanken: „Du hast doch erzählt, wie toll diese Software ist und wie flexibel du damit all diese Checklisten auf Papier abschaffen konntest. „Ja genau“, sagt Manfred, „für jede Gelegenheit kann man da einen Fragenkatalog zusammenstellen und festlegen, wann die Checkliste angezeigt werden soll. Das geht in vielen Sprachen und ist sowohl für den Checklisten-Ersteller als auch für die Bediener super einfach. Man kann einfach Ja-Nein-Fragen stellen, einen Wertebereich abfragen oder sogar Situationsabhängig Kommentare abfragen.“

Die Vielfalt der Checklisten in Manfreds Betrieb war schon relativ hoch gewesen: jeder Auftrag hatte ein Formular zum Anmelden und zum Abmelden, diverse regelmäßige Rundgänge wurden per Checkliste dokumentiert und auch bei den Schichtübergaben wurden Papierformulare genutzt, die in der Besprechungsecke in einem Fach bereitlagen. „Mit der Einführung von Digital Checklist konnten wir alle Papier-Checklisten einstampfen“, erklärt Manfred weiter, „du kannst Dir gar nicht vorstellen, wie viel Platz das überall einspart und vor allem wie viel Zeit.

Früher musste ich immer die ausgefüllten Checklisten ins System übertragen. Und wenn doch mal was gefehlt hat, dann war der Mitarbeiter, der mir dazu was sagen könnte, schon im wohlverdienten Feierabend. Heute prüft das System gleich beim Eintragen, ob alles erledigt ist und ob die eingetragenen Daten plausibel sind. Wenn hier was nicht passt, dann bekomme ich sofort eine Meldung und kann mich gleich darum kümmern.“ Noch immer ein wenig mitgenommen von seinem nächtlichen Horror-Trip steht Manfred auf und geht ins Bad.

Die Notwendigkeit der Digitalisierung in der Fertigungsindustrie

Seine Frau folgt ihm und fragt: „Aber ist das nicht vollkommen normal, dass in der Fertigung Daten digital erfasst werden? Ich weiß, du hast mir das mal erklärt, aber wir leben im 21. Jahrhundert – jeder hat ein Smartphone… Ist die Industrie wirklich so weit hinterher?“ Manfred lehnt sich an die Wand, seufzt und antwortet: „Ja, leider. Papier in der Fertigung gehört in vielen Fertigungsbetrieben noch zum ganz normalen Alltag. Du hast ja gesehen, wie lange es bei uns gedauert hat, bis wir auf digitale Checklisten umgestellt haben.

Es ist ein bisschen wie mit dem Holzhacker im Wald.“ „Wie meinst du das?“, unterbricht ihn Carolin. „Ganz einfach. Wenn der Holzhacker im Wald mit einer stumpfen Axt wie wild auf Bäume einschlägt und damit kaum etwas erreicht, dann sollte er mal seine Axt schleifen. Aber meist bekommt man dann eine Antwort wie ‚dafür habe ich jetzt keine Zeit, ich muss Bäume fällen‘. Der langfristige Nutzen ist gegenüber dem kurzfristigen Aufwand zwar hoch, wird aber trotzdem nicht gesehen. Dabei war der Aufwand, Digital Checklist einzuführen gar nicht mal so hoch. Das haben wir in einer Woche geschafft – inkl. Anlegen der ersten Fragenkataloge und Checklisten.“

Carolin sieht in den Spiegel und sagt: „Schon merkwürdig, wie einige Unternehmen den Blick auf das große Ganze verloren haben.“ „Oder nie hatten“, erwidert Manfred, „ich kann jedem Fertigungsbetrieb nur empfehlen, sich möglichst bald mit der Digitalisierung zu beschäftigen. Ansonsten kann es irgendwann mal zu spät dafür sein. Dann produzieren Andere nämlich effizienter und verdrängen die langsamen Unternehmen vom Markt.“ Carolin Dielmeyer verlässt das Badezimmer, dreht sich aber nochmal zu ihrem Mann um: „Aber merken die Unternehmen denn nicht, was hier schiefläuft?“ Manfred folgt seiner Frau in den Flur und bemerkt: „Offensichtlich nicht. Vielleicht sollten sie sich mal von jemandem beraten lassen, der etwas von der Materie versteht – ich könnte da den einen oder anderen Experten von FELTEN empfehlen …“

Manfred und seine Frau gehen in die Küche, um Frühstück zu machen. Für heute Morgen haben beide genug von Papier. Aber was ist das? Auf der Arbeitsfläche liegt eine hellgraues Blatt Papier mit einer Liste von Aktivitäten, die abgehakt werden können … Der Schrecken kehrt zurück in Manfreds Gesicht. Bei genauerem Hinsehen entpuppt sich das Blatt als Elternbrief, der über die Vorbereitungen für die anstehende Klassenfahrt der gemeinsamen Tochter informiert. „Wann die mal auf E-Mail umsteigen, steht auch in den Sternen“, seufzt Carolin und setzt erst mal Kaffee auf.