Digitale Checklisten im Praxiseinsatz

Digitalisierung muss einfach gehen und schnell zu Verbesserungen führen – sonst leidet ganz schnell die Motivation der Betroffenen. Als nächstes verlieren die neuen Lösungen an Akzeptanz und das ist der schlimmste Feind der Digitalisierung. Die mApp Digitale Checklisten von FELTEN veranschaulicht, wie einfach und schnell Digitalisierung funktionieren kann.

Im ausgewählten Beispiel führte ein Lebensmittelhersteller die Digitalen Checklisten ein, um sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen. Dabei durfte die Qualität unter keinen Umständen leiden. Schon immer wurden viele Arbeitsschritte und Tätigkeiten mit Excel oder auf Papier dokumentiert. Letzteres füllte zunächst Ordner dann Schränke und letztlich ganze Archive. Ein bestimmtes Dokument bei Bedarf wiederzufinden, stellte eine echte Herausforderung dar und nahm viel Zeit in Anspruch.

Papier ohne Ende

Bei jeder Schichtübergabe, bei Rundgängen, bei den täglichen Wartungen und bei anderen regelmäßigen Maßnahmen druckten die Mitarbeiter Formulare aus, füllten sie händisch mit Informationen, übertrugen sie manuell in Excel und legten das unterschriebene Papierdokument ab. In Summe kam der Lebensmittelhersteller auf rund 10.000 Seiten pro Jahr. Für Auswertungen und Reports beim Schichtleiter und der Betriebsleitung mussten die Mitarbeiter die Daten zusätzlich manuell aufbereiten. Ganz abgesehen von unvermeidbaren Übertragungsfehlern kostete auch das Suchen und Wiederfinden von Daten und Dokumenten enorm viel Zeit.

Digital wird alles besser

Nach Einführung der Digital Checklist ist das Feedback der unterschiedlichen User vom Operator bis zum Betriebsleiter eindeutig positiv bis begeistert. Neben der ausbleibenden Papierflut funktioniert auch das Suchen und Finden von Daten deutlich effizienter. Dies wurde insbesondere bei den regelmäßigen Audits honoriert, bei denen die gewünschten Informationen nun sofort und an jedem Platz verfügbar waren.

Durch den Wegfall der Dokumentation auf Papier und mit Excel wird nun eine Zeitersparnis von ca. 2.000 Stunden pro Jahr erwartet – Arbeitszeit, die bislang in die Erstellung, Pflege und Suche geflossen ist. Positiv bemerkbar machen sich die Digitalen Checklisten auch direkt in den jeweiligen Prozessen, was zu einer extrem guten Akzeptanz beim Bediener führt. So kommt es nicht mehr zu Zeitversatz oder zu Übertragungsverlusten. Aktuelle Status oder Kommentare können parallel jederzeit eingesehen und weitergegeben werden. Alle Informationen sind in Echtzeit und online verfügbar.

Standardisierung vorantreiben

Ein positiver Effekt ist, dass Prozesse mehr und mehr standardisiert werden. Der Mitarbeiter erhält genau die Fragen / Checks, die für ein bestimmtes Material oder für einen bestimmten Auftrag oder Prozessschritt passend sind. Dabei haben die Checklisten automatische Abhängigkeiten von Produkt, Reinigungsprozess, Rüstvorgang und mehr. Anhand der ohnehin verwendeten Informationen im MES können durch verschiedene Events (z. B. Stillstand, Auftragswechsel, Schichtwechsel) automatisiert Checklisten ausgelöst und am Shopfloor-Terminal angezeigt werden.

Die Checklisten werden bedienergeführt abgearbeitet und bieten neben textlichen Beschreibungen auch visuelle Unterstützung durch Bilder (z. B. Gefahrensymbole). Checklisten können jetzt ganz einfach per Klick erstellt, geprüft und überarbeitet werden. Die Gesamt- und Detailübersicht sind einfach zu bedienen und für verschiedene Bereiche filterbar.

Digitale Checklisten als Teil eines Ganzen

Dabei ist die Implementierung der Digitalen Checkliste ganz einfach. Als Modul der PILOT:Suite ist die App leicht integrierbar. Sie ist außerdem als mApp für die MIP verfügbar und als solche ebenfalls bereits erfolgreich im Einsatz. Die Digitalen Checklisten sind ein Beispiel dafür, wie gut das Zusammenspiel zwischen FELTEN- und MPDV-Anwendungen funktioniert. Weitere mApps sind geplant werden sukzessive das Ökosystem bereichern.

Berechnungsbeispiel

In einem Produktionsbetrieb stehen 8 Linien, die an 5 Wochentag mit je 3 Schichten betrieben werden. An jeder Linie wird zur Schichtübergabe eine Checkliste ausgefüllt. Dann sind das 24 Dokumente am Tag, 120 in der Woche und 6.240 im Jahr.

Für jede Checklisten brauchen die Mitarbeitenden 5 Minuten zum Ausfüllen, 5 Minuten zum Übertragen der Daten ins System und 5 Minuten für die Aufbereitung von Analysen und Checklisten. Zusammen macht das 15 Minuten je Dokument bzw. eine ganze Stunde für 4 Dokumente.

Damit verbringen die Mitarbeitenden 6 Stunden am Tag mit Checklisten, 30 Stunden in der Woche und 1.560 Stunden im Jahr.

Angenommen die Kosten pro Lohnstunde würden bei 17 Euro liegen. Dann kosten diese Checklisten den Produktionsbetrieb 102 Euro am Tag, 510 Euro pro Woche und 26.520 Euro im Jahr. Und das bei nur einer Checkliste je Schicht und Linie. Jede weitere regelmäßige Checkliste kostet die gleiche Summe. Zudem Fallen Kosten für die Archivierung der Papierdokumente an.

Investiert man diesen Betrag in die Einführung von digitalen Checklisten, so kann man ziemlich schnell viel Geld sparen.