Im Frühjahr 2020 machte ERNI, der führende Hersteller von Steckverbindungen, seine Zeiterfassung fit für Corona. Schnell wurde klar, dass es dabei nicht bleiben würde. Nun ist das nächste Teilprojekt fertig. Seit Herbst 2020 können alle Mitarbeiter Ihren Urlaub ganz einfach direkt in HYDRA beantragen. Urlaubsanträge auf Papier, Mails oder Anrufe, die bisher für zusätzlichen Aufwand bei den Zeitbeauftragten sorgten, gehören nun der Vergangenheit an.
Die Beantragung von Urlaub und Freizeitausgleich ist nun sowohl am Zeitterminal als auch mobil über die Smart MES Applications von MPDV möglich. Daraus resultiert eine signifikante Einsparung von Zeit, Aufwand und Papieraufkommen. Gleichzeitig kann nun jeder Mitarbeiter eine Übersicht seiner Anträge und deren Status einsehen. Alle Daten gelangen ohne Umwege und Medienbrüche ins System und unterstützen somit das bei ERNI laufende Projekt „Digitalisierung HR-Prozesse“.
Fehlzeitenworkflow mit MES HYDRA
Nun aber zu dem, was ERNI neu umgesetzt hat: Wer heute bei ERNI Urlaub oder einen Freizeitausgleich beantragen möchte, geht entweder an ein Zeitterminal oder nimmt sein Smartphone zur Hand. Dort öffnet er die Anwendung Fehlzeitplanung. Dann gibt er die Eckdaten des gewünschten Urlaubs ein und klickt auf „beantragen“. Kurz darauf bekommt sein Vorgesetzter bzw. der zuständige Zeitbeauftragte eine Nachricht, dass ein neuer Fehlzeitenantrag vorliegt. Dieser wiederum ruft seine Anwendungen zur Genehmigung von Fehlzeiten auf – entweder im HYDRA Office Client oder als Smart MES Application im Web-Browser.
Dort kann er die beantragte Fehlzeit sowohl im Umfeld anderer Mitarbeiter als auch im Zusammenhang mit anderen Fehlzeiten des betreffenden Mitarbeiters sehen und prüfen, ob der Antrag genehmigt werden kann. Mit wenigen Klicks kann der entsprechende Antrag nun genehmigt oder abgelehnt werden. In beiden Fällen hat der Bearbeiter die Möglichkeit, einen Kommentar einzugeben. Sobald die Bearbeitung des Antrags abgeschlossen wird, bekommt der Antragsteller wiederum eine Nachricht, in der sogar ein Kalendereintrag für die beantragte Fehlzeit enthalten sein kann. Natürlich enthält diese Nachricht auch den Kommentar des Vorgesetzten bzw. des Zeitbeauftragten.
Baustein auf dem weg zur smart Factory
Am Tag des genehmigten Urlaubs erscheint dann automatisch die Meldung „Abwesend“ in der Anwesenheitsübersicht – und dass ohne ein einziges Blatt Papier. Die durchgängige Abbildung des Prozesses in HYDRA kann sogar noch weitergetrieben werden: Der genehmigte Urlaub wird automatisch an das Lohnbuchhaltungssystem übermittelt und somit auch dort verbucht bzw. möglicherweise auch monetär bei der Abrechnung berücksichtigt. Somit profitieren alle Beteiligten von der Digitalisierung der HR-Prozesse.
Frank Burkhardt, Systemmanager IT bei ERNI, bringt es auf den Punkt: „Der Fehlzeiten Workflow ist ein weiterer Baustein auf unserem Weg zur Smart Factory und somit auch zu mehr Wettbewerbsfähigkeit. Wer diesen Weg nicht geht, der bleibt nicht nur stehen, sondern fällt zurück. Da das mit unseren Unternehmenswerten nicht zu vereinen ist, gehen wir mit MPDV den zukunftsweisenden Weg zur Smart Factory.“
Sie möchten mehr darüber erfahren? Hier geht es zur Homepage mit der Lösung von MPDV.
