7 Fakten zur Prozessberatung

Warum sie wichtig ist, wie sie funktioniert

Häufig beginnt es mit einem Bauchgefühl: Irgendwie passen die Prozesse nicht mehr. Aber die Gründe dafür sind oftmals diffus und kaum zu greifen. Wenn es Ihnen auch so geht, ist es höchste Zeit, sich auf den Hosenboden zu setzen und sich in die Prozesse zu vertiefen. Was Ihnen dabei eine Prozessberatung bringt und wie sie abläuft, lesen Sie in diesen sieben Fakten.

Fakt 1: Der Kunde ist König!

Jede Produktion tickt anders. Nur weil bei einem Kunden etwas gut funktioniert hat, bedeutet das noch lange nicht, dass es bei einem anderen Kunden genauso gut funktioniert. Deshalb stellen wir uns individuell auf jeden Kunden ein. Für uns stehen Ihre Herausforderungen, Ihre Prozesse und Ihre Ziele im Fokus. Bevor es also richtig los geht, möchten wir daher Sie und Ihr Unternehmen genau kennenlernen.

  • Wie ist es um die Variantenvielfalt bestellt?
  • In welchen Losgrößen produzieren Sie?
  • Welche Lieferzeiten müssen Sie einhalten?
  • Und vor allem: Haben sich im Laufe der Zeit die Anforderungen Ihrer Kunden verändert?

Dann sollten wir gemeinsam abgleichen, ob die aktuellen Prozesse noch zu den Kundenanforderungen und zu den Rahmenbedingungen passen.

Fakt 2: Faktenbasiertes Detailwissen als Basis!

Könnten Sie Ihre Prozesse in einem Ablaufdiagramm visualisieren? Alle Prozesse? Mit Nebenprozessen? Faktenbasiert und nicht nur vage aus dem Bauch heraus? Die spontane Antwort lautet häufig: Ja, klar! Sobald es dann an die Dokumentation geht, schaut die Sache schnell ganz anders aus. Denn oft fehlt es an der Detailkenntnis über die Prozesse. Kein Wunder: Prozesse können sich ändern. Schleichend und fast unbemerkt. Daher ist es wichtig, zunächst alle Produktionsprozesse samt Taktzeiten, Ausfall- und Rüstzeiten, Qualitätsverlusten, etc. aufzuschlüsseln.

Sobald Sie die Details kennen, lesen Sie darin wie in einem offenen Buch: Plötzlich erkennen Sie die typischen Optimierungspotenziale in der Produktion. Die Erkenntnisse über hohe Lagerbestände, ungeplante Stillstandszeiten, Ausschuss und Nacharbeit aufgrund nicht optimaler Werkzeuge mögen zunächst erschreckend wirken. Es lohnt sich aber, sich ausführlich damit zu beschäftigen und die Schwachstellen als Potenziale zu sehen. Außerdem ist es wichtig, die Prozessschritte aufeinander abzustimmen. Leider werden diese oft isoliert betrachtet und optimiert, ohne auf den Wertstrom zu achten. Aber: Optimale Einzelprozesse ergeben nicht zwangsläufig einen optimalen Wertstrom.

Weitere Mankos sind häufig in den produktionsnahen Unterstützungsfunktionen anzutreffen, z. B. in Form von Excel, Papier und mündlichen Abstimmungen. Dazu zählen die Bereitstellung von Fertigungsunterlagen in Papierform, die manuelle Datenerfassung, die Datenauswertung aus verschiedenen Datenquellen, die Chargendokumentation auf Papier, interne Materialbestellungen per Telefon oder das Shop Floor Management am Whiteboard mit Stift und Aushängen.

Fakt 3: Scheuklappen ablegen!

Schauen Sie auch mal nach rechts und links und nicht nur stur gerade aus. Denn es gibt immer wieder neue Methoden und Technologien, die eingesetzt werden können. Fragen Sie sich außerdem ernsthaft, was Sie besser machen können – oder fragen Sie uns. Denn das ist der Vorteil eines externen Beraters: Wir dürfen erst mal alles in Frage stellen. Wir haben die Management Attention. Und wir haben die Kapazitäten, um die Themen anzugehen. Dabei bleiben wir jederzeit objektiv, denn Betriebsblindheit gibt es für uns nicht. Außerdem profitieren Sie von unserer Expertise – sei es bei der Kenntnis von Best Practice-Ansätzen oder von State of the art Lösungen.

Fakt 4: Eigenes Zielbild definieren!

Nur wer seine Ziele kennt, findet den Weg. Bevor Sie also loslaufen, sollten Sie sich Gedanken machen, in welche Richtung Sie überhaupt laufen und warum. Das Detailwissen aus Fakt 1 ist dabei ein Zwischenziel. Wenn Sie dieses Ziel erreicht haben, also den Ist-Zustand Ihrer Produktion kennen, geht es darum, den Sollzustand zu definieren und die Sollprozesse zu erarbeiten. Dabei ist es aus unserer Sicht essenziell, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. Denn nur so haben Sie die Möglichkeit, das volle Potenzial Ihres Unternehmens auszuschöpfen. Sie merken schon: Auf dem Weg zum Ziel liegt mehr als eine Zwischenetappe.

Das sind die Stationen zum Ziel:

  • Produktionsprozess optimieren, indem Sie die Kundenorientierung steigern, sich auf die Wertschöpfung fokussieren, Verschwendung eliminieren und sich am Wertstrom orientieren.
  • Unterstützungsfunktionen verschlanken, indem Sie interne Kunden/Lieferanten-Verhältnisse aufbauen, unnötige Komplexität reduzieren, Sollprozesse definieren.
  • Prozesse digitalisieren, indem Sie mit geeigneten IT-Funktionen den verschlankten Produktionsprozess unterstützen und das Sollkonzept für die verschlankten Unterstützungsfunktionen umsetzen. So erreichen Sie in Ihrer Produktion maximale Transparenz, Reaktionsfähigkeit und verbessern die Produktivität.

Wichtig ist die Reihenfolge der Umsetzung: Erst wenn Sie die Komplexität reduziert haben, ist es sinnvoll, die Prozesse in ein entsprechendes System zu überführen. Aber auch damit ist es nicht getan, denn die Änderungen haben Auswirkungen auf die gesamte Organisation. Das bedeutet auch dort Anpassungen und ein funktionierendes Change Management.

Fakt 5: Aufstellen eines realistischen Projektplans!

Ziele dürfen ambitioniert, aber nicht unerreichbar sein. Daher werben wir in unserer Prozessberatung dafür, einen realistischen Zeit- und Projektplan aufzustellen, der sich in die Tat umsetzen lässt. Von einem Projektteam, das sich auf diese eine Sache fokussiert und dafür volle Rückendeckung hat. Schließlich lässt sich das Vorhaben nicht beliebig oft starten, ohne an Glaubwürdigkeit zu verlieren.

Fakt 6: Information, Kommunikation, Commitment!

Was haben wir vor? Warum machen wir das? Wie machen wir das? Was passiert, wenn wir das nicht machen? Generell wird viel zu wenig über die Projekte informiert und kommuniziert. Am Anfang sind alle Feuer und Flamme, der erste interne Newsletter ist schnell geschrieben und verteilt. Aber wer kümmert sich um den zweiten und dritten Newsletter?

Das Thema ist für die Projektverantwortlichen irgendwann so selbstverständlich, dass sie sich in den kühnsten Träumen nicht vorstellen können, dass der Change an den KollegInnen komplett vorbeigeht. Oder noch schlimmer – sie sich übergangen fühlen. Vielleicht wird dann auch noch das fadenscheinige Argument vorgetragen, dass einfach die Zeit fehlt, um regelmäßig zu informieren. Dann noch mal zurück zu Fakt 5: Ein realistischer Projektplan berücksichtigt auch die Zeiten, um zu informieren und den Change-Prozess kommunikativ zu begleiten. Der ganzheitliche Ansatz zeigt den Mitarbeitern in der Produktion, dass alles auf dem Prüfstand steht und alle Potenziale gehoben werden, auch in den administrativen Bereichen. Das schafft deutlich mehr Akzeptanz für den gesamten Veränderungsprozess.

Fakt 7: Dranbleiben!

Das Projekt ist abgeschlossen, also ist wieder business as usual angesagt. Nein! Zumindest nicht, wenn damit gemeint ist, genauso weiterzumachen wie vor dem Projekt. Jetzt geht die Arbeit erst richtig los. Dann heißt es, nachhaltige Veränderungen zu erzielen. Dafür ist es nötig, die Prozesse im Unternehmen zu etablieren und weiter zu optimieren. Stichwort: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Sobald das Pilotprojekt stabil läuft, startet der Roll-out in weitere Bereiche und die Ausweitung auf die gesamte Supply Chain. Für jedes neue Teilprojekt gelten die bekannten und erprobten Regeln.

Eine weitere Anforderung ist es, die Veränderungen transparent und messbar zu machen. Dazu benötigen Sie wiederum Regelkreise, denn nach dem Messen ist vor dem Messen. Außerdem stellt sich die Frage, wer das eigentlich macht. Denken Sie also daran, MitarbeiterInnen entsprechend der neuen Anforderungen zu qualifizieren. Denn: Ohne MitarbeiterInnen läuft gar nichts!

Sind diese Tipps für Sie nützlich? Dann finden Sie bestimmt auch unsere kostenlosen Webinare inspirierend!

Bei Fragen steht Ihnen die Perfect Production GmbH gerne zur Verfügung!

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